SECRETAIRE MEDICALE ASSISTANCE MEDICALE A LA PROCREATION 50%

Description du poste

POSTE VACANT 50% BASE AU CHU SITES SUD

Finalité

La secrétaire assure l’accueil des patientes et des couples, gère les rendez-vous, assure le suivi des dossiers des « dons » et « relance » en partenariat avec la sage-femme. Elle assure la gestion des dossiers du secteur d’activité, réalise la valorisation de ces derniers avant leur mise en facturation. Elle délivre des informations dans son champ de compétence.

Missions principales

La secrétaire assure l’accueil des couples et patientes à l’ouverture du centre, effectue l’entrée administrative des patientes devant être hospitalisée en service de gynécologie ou en unité de chirurgie ambulatoire pour leur acte opératoire, assure l’édition des étiquettes nécessaires aux examens biologiques et paracliniques, assure l’accueil téléphonique, fait le lien entre les patients et les biologistes et ou techniciennes de laboratoire lorsque cela s’avère nécessaire. Elle assure le classement et l’archivage des dossiers d’anesthésie. Elle assure la mise en forme du courrier, la gestion des rendez-vous dans le logiciel métier « crossway ».

La permanence d’accueil téléphonique est assurée jusqu’à 17h, le poste reste pourvu même à la pause méridienne.

Activités principales

A. Tâches communes du secrétariat du Centre AMP

1. Accueil téléphonique et physique des patients

- Orientation et information des patients quant aux démarches administratives à accomplir

- Permanence téléphonique maintenue à la pause méridienne, pause repas effectuée à tour de rôle

- Planification des RDV sur Crossway

- Création / Vérification des dossiers administratifs dans Pastel/Crossway (Nom, prénom, DDN, Téléphone, adresse, mail, scan de la CNI et des pièces obligatoires pour l’établissement)

- Création et mise à jour des dossiers clinico-biologiques dans Médifirst

- Signalement des « doublons » constatés

1. Valorisation et mise en facturation des dossiers après intégration du codage. Prérequis : s’assurer de la prise en charge par les assurances maladies (justificatifs de SS, mutuelle, entente préalable de prise en charge AMP à 100%, consultation du CDR…)
2. Correction des dossiers rejetés en facturation, en lien avec la Cellule Qualité facturation
3. Transmission des comptes rendus d’analyse et des courriers à destinations des correspondants et des patients
4. Réception et diffusion des informations émanant de l’administration à l’équipe médicale
5. Réception et dispatching des courriers, fax, mails…
6. Classement et archivage des dossiers physiques des consultations d’anesthésie (Tous les dossiers médicaux sont dématérialisés depuis avril 2021)
7. Réassortiment des documents d’information dans les salles d’attente ainsi que des documents de prise en charge dans les salles de consultation (livret d’information sur la FIV, l’ICSI, l’IAC, le don et documents administratifs)
8. Participe à la gestion des commandes d’imprimés et de fourniture de bureau
9. Participation à la formation des stagiaires en secrétariat médical
10. En prévision des fermetures biannuelles du Centre (2 dernières semaines du mois de juillet et décembre) :
11. Enregistrement du message téléphonique indiquent les dates de fermeture
12. Information du public par affichage à l’entrée du service, dans les salles d’attentes et des autres services liés à l’activité

B. Tâches spécifiques du secrétariat de biologie du Centre

1. Préparation des dossiers de prélèvement pour le lendemain
2. Après le staff quotidien, faire une ultime vérification des dossiers du lendemain (notamment des déclenchements possibles à 12h pour certaines IAC)

C. Tâches spécifiques du secrétariat du Centre

1. Gérer les documents : « Affections Hors Liste », les « Ententes Préalables », les transferts sanitaires
2. Gérer les prolongations et les arrêts de prise en charge à 100%
3. Gérer les documents administratifs : bons de transport, certificats de présence, convocations…
4. Mettre en forme les courriers des consultations, les comptes rendus opératoires des ponctions et hystéroscopies
5. Intégrer au dossier médical les résultats d’examen après validation du médecin
6. Préparer la téléconsultation du lendemain (mise à disposition des documents, examens, courriers…)
7. Gérer les annulation et report de RDV sur le planning des consultations
8. Gérer le planning d’activité des médecins et des SF

D. Tâches du secrétariat du CECOS

1. Orienter les appels urgents vers les Praticiens Hospitaliers concernés (Préservation de la fertilité, Don)
2. Gérer les patientes ayant eu une information sur la Préservation de Fertilité (PF) médicale +/- suivi d’une cryoconservation
3. Tenir à jour un listing de ces patientes (tableaux Excel avec les données personnelles et médicale de la patiente)
4. Proposition de consultation / téléconsultation annuelle
5. Gérer les plannings dédiés aux Consultations post-Préservation de Fertilité

Diplômes (et expérience éventuelle) exigés

1. Cursus scolaire sanctionné par le Baccalauréat ou diplôme équivalent

Autres détails